Checklist de Comunicação para a gestão de mudanças

O Checklist de Comunicação da Prosci baseia-se em mais de 20 anos de pesquisas de benchmarking e descreve práticas comprovadas para uma comunicação eficaz sobre mudanças em sua organização.

Use este checklist como um guia para desenvolver seu Plano de Comunicação para novas iniciativas e projetos de mudança. Você também pode usa-lo para auditar a eficácia das atividades de comunicação de uma iniciativa de mudança atual.

Checklist de 10 itens sobre comunicação da Gestão de mudanças

1. Use remetentes preferenciais para entregar a comunicação em sua organização

Pesquisas de benchmarking sobre gestão de mudanças mostram que os colaboradores preferem ouvir mensagens de dois principais remetentes na organização:

• Executivos e líderes seniores - para mensagens organizacionais, incluindo os motivos comerciais da mudança
• Líderes diretos ou gestores de pessoas - para mensagens sobre os impactos pessoais da mudança
  

2. Preparar e equipar os remetentes preferenciais para que entreguem as comunicações de forma eficaz

Uma de suas principais funções como profissional de mudança é preparar e equipar os remetentes preferenciais (ou seja, líderes seniores e gestores de pessoas) para comunicar com eficácia as mensagens relacionadas à mudança. Isso inclui a elaboração das principais mensagens que eles precisam transmitir, garantindo que os remetentes estejam alinhados e comuniquem mensagens consistentes, planejando a sequência de entrega e até mesmo programando as comunicações para eles. A preparação também deve incluir o treinamento dos remetentes preferenciais sobre como transmitir as principais mensagens de forma mais eficaz.

3. Certifique-se de que os remetentes preferenciais respondam primeiro às perguntas certas

Quando as pessoas ficam sabendo de uma mudança, sua primeira pergunta é: "Por que isso está acontecendo?" Mas quando os líderes seniores respondem, eles geralmente compartilham a visão do estado futuro que existirá depois que a mudança for implementada. E as equipes de projeto tendem a se concentrar no compartilhamento de informações sobre a solução em si. Ambas as respostas se concentram na mudança, mas respondem o quê e não o porquê.

As primeiras comunicações sobre uma mudança devem sempre se concentrar em: 1) Por que a mudança está ocorrendo, 2) Por que está ocorrendo agora e 3) O risco de não mudar. E a equipe de mudança precisa garantir que as comunicações continuem reforçando o porquê por trás da mudança durante todo o ciclo de vida do projeto. Reforçar o porquê é particularmente importante em iniciativas de mudança para as quais um período significativo de tempo se passará entre a primeira comunicação e o início da implementação.

4. Em seguida, responda à pergunta WIIFM

WIIFM significa "What's in it for me?" (O que eu ganho com isso?). É uma pergunta que as pessoas sempre fazem durante a mudança, mesmo quando a mudança parece positiva. Como fazer uma mudança é uma escolha pessoal, as comunicações só repercutem nos indivíduos afetados se você abordar o que lhes interessa. Para influenciar o desejo delas de participar e apoiar a mudança, você deve apresentar um caso convincente de como elas se sentirão melhor ou o que ganharão com o envolvimento na mudança. Você deve responder à pergunta "O que eu ganho com isso?" desde o início e com frequência em suas comunicações.

Modelo Prosci ADKAR

5. Os remetentes preferenciais devem repetir as mensagens principais de cinco a sete vezes

Na primeira vez em que uma mudança for comunicada, as pessoas pensarão imediatamente em como a mudança as afetará e não conseguirão se concentrar em nenhum outro detalhe da mudança. Fazer com que os remetentes preferenciais repitam as mensagens principais garante que as mensagens que você deseja comunicar sejam ouvidas pelo público-alvo como você pretende. Compartilhe as mensagens com mais frequência do que você acha necessário.

6. Resista ao impulso de se comunicar exclusivamente por meio da equipe do projeto

As pessoas preferem ouvir mensagens de dois principais remetentes na organização, e nenhuma delas é o líder do projeto ou o gestor de mudanças. Um dos maiores e mais comuns erros que se pode cometer é fazer com que a equipe do projeto envie todas as comunicações.

7. Encontre maneiras eficazes de alcançar seu público

Um plano de comunicação eficaz usa vários canais para alcançar as pessoas impactadas pela mudança. Os canais de comunicação podem incluir reuniões virtuais ou presenciais, fóruns de pequenos grupos, conversas individuais, boletins informativos, apresentações, workshops de brainstorming, grupos de foco, almoços e cursos, fóruns de perguntas e respostas na intranet, mensagens de proteção de tela etc.

8. Enfatize as comunicações face a face

A pesquisa da Prosci identifica a comunicação face a face como o modo mais eficaz de comunicação para iniciativas de mudança. Embora seja mais demorado reunir-se com alguém ao vivo, seja pessoalmente ou virtualmente, o esforço agrega muito mais valor do que uma mensagem de e-mail.

9. Crie oportunidades para comunicações bidirecionais

Você precisa garantir que seu plano de comunicação inclua oportunidades de comunicação bidirecional. Por exemplo, fazer com que os executivos e líderes seniores se comuniquem diretamente com as pessoas em fóruns de pequenos grupos dá aos participantes a oportunidade de compartilhar suas preocupações, fornecer feedback e fazer perguntas. As comunicações bidirecionais levam a um maior apoio e comprometimento com a mudança e permitem que os remetentes preferenciais respondam às perguntas em tempo real.

10. Avalie a eficácia de suas mensagens de comunicação

As comunicações não devem ser vistas como uma atividade a ser planejada, entregue e, em seguida, marcada na lista de trabalho a ser feito. O resultado desejado das comunicações relacionadas a mudanças é garantir que os indivíduos e grupos afetados estejam bem informados sobre uma mudança e se comprometam a adotá-la em seu trabalho diário. É preciso avaliar se o seu público está ouvindo e interpretando adequadamente as mensagens que você envia. Use uma combinação de pesquisas pós-comunicação, grupos de foco e entrevistas individuais para avaliar a eficácia das comunicações e, em seguida, tome medidas de adaptação, se necessário.