7 estratégias de adoção digital que impulsionam o sucesso dos negócios

Cuidado com a armadilha da adoção digital. As novas tecnologias prometem maior produtividade - 45% dos entrevistados em nossa pesquisa Melhores Práticas em Gestão de Mudanças - 12ª edição citam a tecnologia e a transformação digital como a principal mudança atual. No entanto, os projetos digitais acabam desviando e fracassando devido à resistência organizacional e aos desafios de integração.

Aqui, vamos nos aprofundar nas estratégias eficazes de adoção digital que prometem evitar as armadilhas comuns. Ao combinar essas estratégias com uma estruturada de gestão de mudanças, sua empresa pode melhorar significativamente a experiência do usuário, gerenciar a resistência e obter uma integração tranquila.

Vamos explorar como o alinhamento das estratégias de adoção digital com suas metas organizacionais pode transformar desafios em oportunidades de sucesso sustentado.

O que é adoção digital?

Adoção digital significa integrar perfeitamente software, produtos, aplicativos, sites, etc., à sua rotina diária. Isso leva a melhores resultados comerciais, melhores experiências para os colaboradores e maior produtividade.

Por exemplo, considere uma agência imobiliária que integra um sistema de CRM (Customer Relationship Management) em todas as suas operações.

Ao adotar essa ferramenta digital, a agência facilita para sua equipe o acesso e a atualização dos dados dos clientes, o rastreamento das interações e a gestão eficiente dos acompanhamentos. Isso significa menos tempo gasto na manutenção de registros manuais e mais tempo para a interação e o atendimento ao cliente, o que leva a uma maior produtividade e melhor satisfação do cliente.

Para evitar confusão, vamos diferenciar adoção digital da digitação, digitalização e transformação digital.

• A digitação é a conversão de informações de um formato físico (analógico) para um formato digital. Por exemplo, o fato de uma biblioteca escanear sua coleção de livros e transformá-los em PDFs é digitalização. A informação ainda é a mesma, mas agora está em um formato que pode ser acessado eletronicamente.
• A digitalização usa tecnologias digitais para tornar os processos comerciais mais eficientes. Por exemplo, uma loja de varejo que implementa um sistema de pedidos on-line. Isso acelera o sistema de pedidos e permite que mais clientes comprem produtos da loja.
• A transformação digital é mais abrangente. Ela incorpora a tecnologia digital em todas as áreas de negócios, mudando fundamentalmente a forma como a empresa opera e agrega valor aos clientes. Um exemplo seria a transformação de um banco tradicional em uma instituição financeira somente on-line.

A adoção digital é fundamental para se beneficiar totalmente de suas iniciativas de digitação, digitalização e transformação digital.

Importância da adoção digital

Com as empresas usando em média mais de 315 aplicativos SaaS até o final de 2022 e o Gartner prevendo um aumento de 6,8% nos gastos com TI para atingir US$ 5 trilhões até 2024, a necessidade de adoção digital nunca foi tão clara.

No entanto, a tecnologia digital só é valiosa se seus clientes e colaboradores a utilizarem plenamente. Aqui estão alguns benefícios da adoção digital:

• Maior eficiência - Automatizar tarefas rotineiras economiza tempo e reduz erros
• Melhor tomada de decisões - O fácil acesso aos dados ajuda os gerentes e colaboradores a tomar decisões informadas rapidamente
• Melhor experiência do cliente - o uso consistente de ferramentas digitais pode proporcionar aos clientes um serviço mais rápido e personalizado
• Aumento da satisfação dos colaboradores - quando a tecnologia facilita o trabalho, a moral e a produtividade dos colaboradores geralmente aumentam
• Economia de custos - processos mais eficientes e ferramentas digitais podem reduzir os custos operacionais ao longo do tempo
• Fluxo de trabalho aprimorado - Receba atualizações em tempo real para delegação de tarefas, elimine e-mails demorados e conclua tarefas mais rapidamente

Como você pode garantir que sua empresa esteja pronta para a adoção digital? A equipe de soluções advisory da Prosci trabalha com os clientes para avaliar a maturidade e a prontidão da gestão de mudanças da sua organização. Aplicando o modelo e as ferramentas de maturidade em gestão de mudanças da Prosci, ajudamos você a identificar o estado atual da sua empresa e as áreas que precisam ser melhoradas, o que é crucial para a implementação bem-sucedida de estratégias de adoção digital.

Vamos nos aprofundar nas sete principais estratégias de adoção digital que maximizam o envolvimento e a produtividade dos colaboradores.

Estratégias de adoção digital

Antes de explorar as estratégias de adoção digital, é essencial avaliar o nível de maturidade do gestão de mudanças de sua organização. Isso mede a saúde atual da função de gestão de mudanças de sua organização. Quanto mais alto for o nível de maturidade, mais bem preparado você estará para uma adoção digital bem-sucedida.

1. Alinhe a adoção digital com os resultados comerciais

Vincule a adoção digital diretamente às suas metas de negócios, mostrando aos colaboradores como ela pode transformar os principais processos e melhorar os resultados gerais. Adapte as iniciativas digitais aos objetivos organizacionais específicos, melhorando assim os principais indicadores de desempenho (KPIs), como eficiência operacional e satisfação do cliente.

Por exemplo, em uma clínica de saúde, a adoção efetiva de um novo sistema de marcação de consultas on-line pode agilizar o agendamento, reduzir o tempo de espera dos pacientes e melhorar a qualidade do serviço, contribuindo diretamente para aumentar a eficiência e a satisfação.

2. Compreender e cultivar os comportamentos digitais necessários

Utilize ferramentas de análise para entender o envolvimento dos colaboradores com os aplicativos digitais e identificar as áreas que precisam ser melhoradas.

Adapte as ferramentas digitais de acordo com as necessidades específicas dos diferentes departamentos para aumentar a eficiência. Por exemplo, as equipes de vendas podem usar o software de CRM para acompanhar as interações com os clientes, enquanto as equipes de suporte gerenciam as consultas dos clientes. Fornecer treinamento direcionado e oportunidades de prática antes da entrada em operação garante que cada equipe possa usar essas ferramentas com eficiência.

Concentre-se no aspecto humano da adoção digital, buscando feedback e observando como os colaboradores usam as ferramentas. Você também deve avaliar as áreas que afetarão a maneira como as pessoas trabalham. Essa abordagem garante que a tecnologia se alinhe às necessidades dos usuários. Além disso, avalie e estimule uma cultura da empresa que apoie a mudança, facilitando a adoção mais suave das inovações digitais.

3. Personalize o conteúdo digital para atender às diversas necessidades dos colaboradores

Promover a adoção digital significa intensificar o treinamento e reconhecer que as habilidades tecnológicas, as funções de trabalho e as preferências de aprendizagem variam muito em uma organização. Essa variedade torna irrelevante o treinamento tradicional com um único método.

A solução? Ir além da simples distribuição de logins ou manuais.

Considere o uso de guias na tela ou orientações no aplicativo personalizadas para a função e as necessidades de cada usuário. É fundamental personalizar o conteúdo dos aplicativos usados diariamente, seja nos setores de manufatura, saúde ou governo. Essa abordagem garante que cada usuário possa navegar e utilizar as ferramentas de forma eficaz.

4. Iterar e otimizar as ferramentas digitais com base no feedback contínuo

A verdadeira adoção digital significa que seus colaboradores estão aproveitando ao máximo a tecnologia da sua organização; para isso, é necessário medir e melhorar os padrões de uso.

É importante monitorar o nível de adoção da tecnologia pelos colaboradores por meio das ferramentas de análise, mas lembre-se de que métricas como o tempo gasto em um aplicativo dificilmente oferecem uma visão aprofundada. Seria melhor acompanhar o envolvimento, o comportamento e a experiência do usuário com o aplicativo.

Com a ajuda desses dados, você pode rastrear os recursos que são um sucesso ou um fracasso. Isso permitirá que você crie um treinamento relevante que aborde esses problemas.

5. Supere a resistência com os princípios de gestão de mudanças da Prosci

Os projetos de adoção digital fracassam, e a resistência dos colaboradores é o principal motivo. Sem uma avaliação adequada da prontidão e da maturidade da mudança e sem uma estratégia de gestão de mudanças bem definida, os colaboradores podem resistir ao uso das novas ferramentas digitais por falta de compreensão, medo da mudança ou treinamento inadequado.

Com uma estratégia eficaz de gestão de mudanças em vigor, as pesquisas mostram que a probabilidade de sucesso de um processo de adoção digital em toda a empresa é até sete vezes maior.

O foco excessivo em atualizações tecnológicas, em vez de uma abordagem holística para a gestão de mudanças, é um descuido crítico. Por exemplo, implementar novos sistemas ERP sem preparar suficientemente os usuários e abordar as etapas preliminares necessárias, como a limpeza de dados.

A abordagem da gestão de mudanças estruturada e focada nas pessoas da Prosci pode ajudá-lo a superar os desafios da adoção digital.

A Metodologia Prosci inclui:

• Prosci Change Triangle Model (PCT) - Mostra os aspectos críticos de qualquer mudança e como eles se relacionam com a saúde do projeto
• Prosci ADKAR Model - Um modelo de mudança individual projetado para orientar as pessoas durante as transições e, ao mesmo tempo, abordar as barreiras à adoção
• Prosci 3-Phase Process - Uma modelo estruturado para promover mudanças bem-sucedidas e adoção em escala

A metodologia Prosci

A Prosci também oferece treinamentos específicos para o cliente com planos e estratégias de comunicação, que exploraremos em breve.

6. Aproveite a liderança e os defensores da mudança

Para que a adoção digital funcione bem, é importante que os líderes apoiem totalmente o esforço. Quando a liderança sênior patrocina o esforço da adoção digital, o espírito e o ímpeto da equipe aumenta. Equipar esses líderes para desempenhar suas principais funções durante a mudança é fundamental para superar os obstáculos.

A formação de uma equipe de apoiadores em toda a empresa ajuda a disseminar o entusiasmo pela adoção de novas ferramentas digitais. Esses apoiadores, ou agentes de mudança, desempenham um papel fundamental na promoção do uso dessas ferramentas e na coleta de feedback para aprimorá-las. Comemorar cada sucesso, grande ou pequeno, ajuda a criar uma cultura que está sempre buscando melhorar e apoia a adoção digital contínua.

7. Faça parceria com uma empresa de gestão de mudanças

Proposta de valor unificada da Prosci

A parceria com um provedor de gestão de mudanças de confiança ajuda sua empresa nos seus esforços de transformação digital com:

• Modelos e estruturas baseados em pesquisas
• Habilidades e experiências especializadas
• Suporte prático e desenvolvimento de capacidades

Tudo isso o ajudará a gerenciar a mudança com mais tranquilidade, mantendo-se alinhado às metas e à cultura da sua organização.

Por exemplo, um líder de mudanças certificado pela Prosci com profunda experiência em gestão de projetos/integração de gestão de mudanças, implementação de sistemas ERP e transformação digital pode:

• Fornecer orientação personalizada
• Orientar colaboradores iniciantes na Metodologia Prosci
• Ajudar os indivíduos a aplicar a metodologia em suas funções e projetos específicos

Com o apoio de um consultor da Prosci, os colaboradores aprendem a implementar a Metodologia Prosci com sucesso, mais rapidamente e com menos interrupções no cronograma do projeto. Estudos demonstraram que as organizações que aplicam uma excelente gestão de mudanças apresentam taxas de sucesso significativamente mais altas.

Veja a correlação entre a eficácia do gestão de mudanças e o cumprimento dos objetivos:

Saiba como a SURA Asset Management, uma empresa líder em serviços financeiros na América Latina, realizou sua digitalização e outras iniciativas de mudança complexas com a ajuda da Faculta (agora Prosci Latam).

Com o treinamento da Prosci e a orientação de especialistas, você pode começar a elaborar estratégias poderosas de adoção digital que se encaixem em seus objetivos e acelerem sua jornada.

Como a ADKAR ajuda na adoção digital

É importante concentrar-se tanto na tecnologia quanto nas pessoas que a utilizam ao integrar tecnologias digitais. O Prosci ADKAR® Model oferece uma abordagem estruturada para uma adoção digital bem-sucedida.

Prosci ADKAR Model

As armadilhas comuns que as empresas enfrentam durante a adoção digital incluem:

• Dar ênfase excessiva à tecnologia em si, em vez de dar ênfase àqueles que precisam adotá-la e usá-la
• Não transmitir as razões, os benefícios e os impactos pessoais da mudança
• Presumir que os colaboradores aceitarão a nova tecnologia sem criar um plano claro para sua adoção
• Não fornecer recursos suficientes para que os usuários se tornem proficientes
• Sobrecarregar os colaboradores com muitas mudanças ao mesmo tempo

O Modelo ADKAR auxilia na adoção digital, ajudando a construir:

• Consciência - Da necessidade de mudança
• Desejo - de participar e apoiar a mudança
• Conhecimento - Sobre como mudar
• Habilidade - Para implementar as habilidades e os comportamentos necessários
• Reforço - Para sustentar a mudança

Leia como uma empresa multinacional de alimentos lançou com sucesso seu complexo sistema SAP com a ajuda do treinamento e das ferramentas da Prosci.

O caminho a seguir: Estratégias de adoção digital para o crescimento sustentável

Agora que você sabe como a combinação de estratégias de adoção digital com uma gestão de mudanças estruturada pode levar a um sucesso duradouro, prepare-se para a próxima etapa. Com mais de duas décadas de experiência, a Prosci entende os desafios e as oportunidades que a adoção digital traz, por isso estamos bem equipados para apoiar sua integração digital de forma eficaz.